Política Tratamiento Datos Personales

OBJETIVO

Establecer los lineamientos bajo los cuales TG LOGISTICA S.A.S. realiza la recolección, almacenamiento, uso, circulación, actualización, conservación y supresión de datos personales, garantizando el respeto de los derechos de los titulares, la confidencialidad y seguridad de la información y el cumplimiento de la normatividad colombiana aplicable.

ALCANCE

La presente Política aplica a los datos personales que sean tratados por TG LOGISTICA S.A.S., independientemente del medio utilizado para su recolección, almacenamiento o tratamiento.

Aplica a los datos personales de:

• Socios y accionistas.
• Clientes.
• Proveedores.
• Colaboradores.
• Aspirantes.
• Conductores y personal vinculado a la operación.
• Contratistas.
• Visitantes.
• Contactos comerciales.
• Terceros y demás personas naturales cuyos datos sean tratados por la organización.

La política aplica tanto a información física como digital.

RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

DESARROLLO

• Legalidad: El tratamiento de datos personales se realizará de conformidad con la legislación colombiana aplicable.
• Finalidad: Los datos serán tratados para finalidades determinadas, legítimas y previamente informadas al titular.
• Libertad: El tratamiento se realizará con autorización previa, expresa e informada del titular, salvo las excepciones establecidas legalmente.
• Veracidad o calidad: La información deberá ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
• Transparencia: El titular podrá conocer, cuando corresponda, la existencia de información personal que sea objeto de tratamiento y las finalidades para las cuales se utiliza.
• Acceso y circulación restringida: El tratamiento estará sujeto a los límites establecidos por la legislación y solamente podrán acceder a la información las personas autorizadas y que lo requieran para el desarrollo de sus funciones.
• Seguridad: TG LOGISTICA S.A.S. implementará medidas técnicas, administrativas, humanas y organizacionales orientadas a proteger los datos contra pérdida, adulteración, acceso, uso o divulgación no autorizada.
• Confidencialidad: Las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales deberán mantener la confidencialidad de la información, incluso después de terminada su relación laboral o contractual con la organización.

2. FINALIDAD DEL TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN

TG LOGISTICA S.A.S. podrá tratar los datos personales para las siguientes finalidades, según corresponda:

• Gestión administrativa, comercial y operativa.
• Prestación de servicios de transporte.
• Gestión de clientes.
• Gestión de proveedores y contratistas.
• Gestión de procesos de selección y contratación.
• Gestión laboral y de seguridad social.
• Cumplimiento de obligaciones legales y contractuales.
• Facturación y gestión de cartera.
• Evaluación y seguimiento de proveedores.
• Evaluación de la satisfacción y calidad del servicio.
• Atención de solicitudes, consultas, peticiones, quejas, reclamos y sugerencias.
• Gestión de seguridad de las instalaciones.
• Control de acceso.
• Videovigilancia.
• Gestión de visitantes.
• Seguimiento y trazabilidad de las operaciones.
• Cumplimiento de requisitos relacionados con BASC, PESV, SG-SST, SARLAFT, PTEE y demás sistemas de gestión aplicables.
• Prevención, detección y gestión de riesgos de LA/FT/FPADM, cuando resulte aplicable.
• Prevención y gestión de riesgos relacionados con corrupción, soborno y fraude.
• Atención de requerimientos de autoridades competentes.
• Gestión de emergencias y contacto con familiares cuando sea necesario.

3. CATEGORÍAS DE DATOS PERSONALES

TG LOGISTICA S.A.S. podrá tratar diferentes categorías de información, de acuerdo con la naturaleza de sus actividades.

a) Datos de identificación

• Nombre.
• Número de identificación.
• Fecha de nacimiento.
• Firma.
• Fotografía.
• Datos de contacto.

b) Datos laborales y contractuales

• Información de hoja de vida.
• Experiencia laboral.
• Información contractual.
• Información relacionada con el cargo.
• Datos de seguridad social.

c) Datos financieros y comerciales

Cuando sean necesarios para la relación comercial o contractual.

d) Datos sensibles

Podrán incluir información relacionada con:

• Salud.
• Datos biométricos.
• Información relacionada con la vida sexual.
• Origen racial o étnico.
• Convicciones religiosas o filosóficas.
• Orientación política.
• Afiliación sindical, entre otros definidos por la legislación.

Los datos sensibles tendrán controles especiales de acceso, almacenamiento y tratamiento. La SIC reconoce expresamente como sensibles, entre otros, los datos de salud y biométricos.

4. TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES

TG LOGISTICA S.A.S. evitará la recolección de datos sensibles que no sean necesarios para las finalidades previstas. Cuando sea necesario tratar este tipo de información, se aplicarán las condiciones y excepciones establecidas en la legislación. Se garantizará:

• Acceso restringido.
• Confidencialidad.
• Seguridad.
• Uso limitado a la finalidad correspondiente.
• Conservación durante el tiempo necesario o legalmente exigido.

Cuando se requiera autorización del titular para el tratamiento de datos sensibles, esta deberá ser obtenida de manera expresa e informada. La SIC establece que el tratamiento de datos sensibles está sujeto a reglas especiales y contempla excepciones específicas al requisito de autorización.

El titular no está obligado a autorizar el tratamiento de datos sensibles. En consecuencia, al solicitar la autorización TG LOGISTICA S.A.S. informará al titular que los datos sensibles son facultativos y que no está obligado a responder las preguntas que versen sobre datos sensibles o sobre los datos de las niñas, niños y adolescentes, de conformidad con el artículo 2.2.2.25.2.3 del Decreto 1074 de 2015.

5. AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS

Cuando sea legalmente requerida, TG LOGISTICA S.A.S. solicitará autorización previa, expresa e informada al titular. La autorización podrá obtenerse mediante:

• Formatos físicos.
• Formularios electrónicos.
• Contratos.
• Medios digitales.
• Otros mecanismos permitidos legalmente.

La organización conservará evidencia de las autorizaciones cuando corresponda. La autorización deberá permitir identificar, como mínimo:

• Responsable del tratamiento.
• Finalidad.
• Tipo de información a tratar.
• Derechos del titular.

Cuando no sea posible poner a disposición del titular la presente Política al momento de la recolección, TG LOGISTICA S.A.S. le comunicará el aviso de privacidad, el cual contendrá como mínimo la identidad y datos de contacto del responsable, el tratamiento al cual serán sometidos los datos y su finalidad, los derechos que le asisten como titular y los mecanismos dispuestos para conocer la Política de Tratamiento, conforme a los artículos 2.2.2.25.3.3 y 2.2.2.25.3.4 del Decreto 1074 de 2015. La organización conservará el modelo del aviso de privacidad y prueba de su puesta a disposición mientras se traten los datos y perduren las obligaciones derivadas del tratamiento.

6. TRATAMIENTO DE DATOS DE COLABORADORES

Los datos personales de los empleados serán utilizados para:

• Procesos de selección.
• Contratación.
• Administración de hojas de vida.
• Gestión de nómina.
• Seguridad social.
• Cumplimiento de obligaciones laborales.
• Gestión de seguridad y salud en el trabajo.
• Evaluaciones laborales.
• Formación y capacitación.
• Gestión de emergencias.
• Contacto con familiares en caso de emergencia.
• Cumplimiento de obligaciones legales.
• Gestión de los sistemas de seguridad y cumplimiento de la organización.

La información relacionada con Salud será manejada bajo controles especiales de confidencialidad y acceso.

7. TRATAMIENTO DE DATOS DE PROVEEDORES Y CONTRATISTAS

Los datos personales de proveedores y contratistas podrán ser tratados para:

• Evaluación y selección.
• Vinculación.
• Gestión contractual.
• Verificación de requisitos.
• Gestión de pagos.
• Facturación.
• Evaluación de desempeño.
• Comunicaciones relacionadas con la relación contractual.
• Cumplimiento de obligaciones legales.
• Gestión de riesgos.
• Atención de consultas y reclamos.

8. TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES CON EL CLIENTE

Los datos personales de clientes y sus contactos podrán ser utilizados para:

• Gestión comercial.
• Prestación del servicio.
• Coordinación de operaciones.
• Comunicación de novedades.
• Facturación.
• Gestión de cartera.
• Evaluación de la satisfacción y calidad del servicio.
• Atención de solicitudes.
• Cumplimiento de obligaciones legales y contractuales.
• Gestión de riesgos.
• Verificación de información y antecedentes cuando sea legalmente procedente y necesario para la finalidad correspondiente.

9. TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE LOS TERCEROS

Los datos personales de terceros podrán ser tratados para:

• Gestión comercial y contractual.
• Coordinación de operaciones.
• Facturación.
• Comunicaciones.
• Gestión de seguridad.
• Cumplimiento de obligaciones legales.
• Atención de requerimientos.
• Gestión de los sistemas de gestión y cumplimiento.

10. DERECHO DE LOS TITULARES

El titular tiene derecho a:

• Conocer los datos personales que sean objeto de tratamiento.
• Solicitar actualización de sus datos.
• Solicitar rectificación de información inexacta o incompleta.
• Solicitar prueba de la autorización, cuando sea exigible.
• Conocer el uso dado a sus datos.
• Presentar consultas y reclamos.
• Solicitar la revocatoria de la autorización cuando sea procedente.
• Solicitar la supresión de sus datos cuando sea legalmente procedente.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio.
• Acceder gratuitamente a sus datos personales, en los términos establecidos por la legislación.

La SIC reconoce estos derechos dentro del régimen de protección de datos personales.

11. CANALES PARA EJERCER LOS DERECHOS

Los titulares podrán presentar sus solicitudes mediante:

• Correo electrónico: calidad@tglogistica.co ; oficial@tglogistica.co
• Teléfono: (606) 3379900
• Dirección física de la empresa.
• Atención presencial.
• Buzón de PQRSF.

Las solicitudes deberán permitir identificar al titular y establecer claramente la petición realizada.

12. PROCEDIMIENTOS PARA CONSULTAS

Las consultas relacionadas con los datos personales serán atendidas dentro de los términos establecidos en la legislación aplicable. TG LOGISTICA S.A.S.:

• Recibirá la solicitud.
• Registrará la solicitud.
• Validará la identidad del solicitante.
• Revisará la información.
• Preparará la respuesta.
• Comunicará la respuesta al titular.
• Conservará evidencia del trámite.

Las consultas serán atendidas dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a su recepción. Cuando no sea posible responder dentro de este término, se informará al interesado el motivo y se podrá ampliar por una sola vez por cinco (5) días hábiles adicionales, conforme a la legislación aplicable.

Cuando TG LOGISTICA S.A.S. no sea competente para resolver la consulta, dará traslado al responsable o encargado que corresponda dentro de los dos (2) días hábiles siguientes e informará de ello al interesado, conforme al parágrafo del artículo 14 de la Ley 1581 de 2012.

13. PROCEDIMIENTO PARA RECLAMOS

Los reclamos podrán presentarse cuando el titular considere que:

• La información está incompleta o desactualizada.
• La información es incorrecta.
• Existe un tratamiento inadecuado.
• Se requiere actualización o rectificación.
• Se considera procedente la supresión de los datos.
• Se ha presentado un posible incumplimiento de las disposiciones aplicables.

TG LOGISTICA S.A.S. verificará la solicitud y dará trámite conforme a los términos establecidos legalmente. El término general de respuesta será de quince (15) días hábiles para los reclamos completos, con la posibilidad de ampliación en los casos y términos previstos por la legislación.

En desarrollo del artículo 15 de la Ley 1581 de 2012, el trámite de los reclamos observará las siguientes reglas:

• Recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda se mantendrá hasta que el reclamo sea decidido.
• Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a su recepción para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
• Cuando no sea posible atender el reclamo dentro de los quince (15) días hábiles, se informarán al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
• Si TG LOGISTICA S.A.S. no es competente para resolver el reclamo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

14. TRATAMIENTO DE DATOS EN EL MARCO DEL SARLAFT Y EL PTEE

TG LOGISTICA S.A.S. podrá realizar tratamiento de datos personales en desarrollo de las actividades de prevención, detección y gestión de riesgos relacionados con LA/FT/FPADM, así como en el marco del Programa de Transparencia y Ética Empresarial – PTEE, cuando resulte aplicable. Estas actividades podrán comprender:

• Conocimiento de contrapartes.
• Verificación de información.
• Consulta de antecedentes en fuentes legalmente permitidas.
• Identificación y evaluación de riesgos.
• Debida diligencia.
• Gestión de alertas.
• Reportes a autoridades competentes cuando exista obligación legal.

Cuando el tratamiento tenga fundamento en una obligación legal, se aplicará la excepción correspondiente al requisito de autorización, cuando legalmente proceda. En todo caso, el tratamiento deberá respetar los principios y garantías aplicables en materia de protección de datos.

15. VIDEO VIGILANCIA

TG LOGISTICA S.A.S. podrá utilizar sistemas de videovigilancia con fines de:

• Seguridad de las personas.
• Protección de Activos.
• Prevención de actos ilícitos.
• Gestión de incidentes de seguridad.

Las imágenes serán tratadas con acceso restringido y únicamente para las finalidades autorizadas. TG LOGISTICA S.A.S. establece como término general de conservación de las imágenes diez (10) días, salvo que sea necesario conservarlas durante un periodo adicional por razones de seguridad, investigación de incidentes, requerimiento de autoridad competente u otra obligación legal.

Las áreas sometidas a videovigilancia deberán contar con los avisos o mecanismos de información correspondientes.

16. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN

TG LOGISTICA S.A.S. implementará medidas técnicas, administrativas, humanas y organizacionales orientadas a proteger los datos personales contra:

• Pérdida.
• Destrucción.
• Alteración.
• Acceso no autorizado.
• Uso indebido.
• Divulgación no autorizada.

Entre las medidas podrán encontrarse:

• Control de usuarios y contraseñas.
• Restricción de accesos.
• Copias de seguridad.
• Antivirus.
• Protección física de documentos.
• Gestión de permisos.
• Confidencialidad.
• Capacitación.
• Gestión de incidentes.
• Controles tecnológicos.

17. CONSERVACIÓN DE LOS DATOS

Los datos personales serán conservados durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades para las cuales fueron recolectados, así como durante los términos exigidos por:

• La legislación.
• Obligaciones laborales.
• Obligaciones contractuales.
• Obligaciones contables y fiscales.
• Requerimientos de autoridades.
• Procesos administrativos o judiciales.
• Sistemas de gestión y cumplimiento.

Una vez finalizado el periodo de conservación, se aplicarán mecanismos seguros de eliminación o destrucción cuando corresponda.

18. TRANSFERENCIA Y TRANSMISIÓN DE DATOS A TERCEROS

TG Logística S.A.S. podrá transferir o transmitir datos personales a terceros únicamente cuando medie:

• Autorización expresa del titular.
• Una obligación legal que lo exija (entre ellas, los reportes a la UIAF en el marco del SARLAFT).
• Una relación contractual necesaria para la prestación del servicio.

En todos los casos, se garantizará que el tercero receptor cumpla con estándares equivalentes de protección de datos.

Tratándose de transferencias internacionales, TG LOGISTICA S.A.S. no transferirá datos personales a países que no proporcionen niveles adecuados de protección de datos, salvo que se configure alguna de las excepciones previstas en el artículo 26 de la Ley 1581 de 2012, entre ellas la autorización expresa e inequívoca del titular, o que la Superintendencia de Industria y Comercio expida la declaración de conformidad correspondiente.

19. CONTRATO DE TRANSMISIÓN DE DATOS PERSONALES

Cuando TG LOGÍSTICA S.A.S. requiera contratar terceros que actúen como Encargados del Tratamiento de Datos Personales, y que en desarrollo de sus actividades tengan acceso, almacenen, consulten, transmitan o realicen cualquier operación sobre datos personales por cuenta de la compañía, se deberán establecer contractualmente las condiciones y obligaciones relacionadas con el tratamiento y protección de dicha información.

El contrato o acuerdo de transmisión de datos personales deberá establecer, como mínimo, las obligaciones del Encargado respecto de:

• Tratar los datos personales únicamente para las finalidades autorizadas por TG LOGÍSTICA S.A.S.
• Dar cumplimiento a la legislación vigente en materia de protección de datos personales.
• Mantener la confidencialidad de la información a la que tenga acceso.
• Implementar medidas de seguridad técnicas, administrativas y físicas adecuadas para proteger los datos personales.
• No utilizar la información para finalidades diferentes a las autorizadas.
• Informar oportunamente cualquier incidente de seguridad o situación que pueda comprometer los datos personales.
• Atender los requerimientos de TG LOGÍSTICA S.A.S. relacionados con el tratamiento de la información.
• Permitir la atención de consultas, reclamos y solicitudes de los titulares cuando corresponda.
• No subcontratar el tratamiento de los datos personales sin la autorización correspondiente.
• Devolver, eliminar o disponer adecuadamente de los datos personales cuando finalice la relación contractual, de acuerdo con las instrucciones de TG LOGÍSTICA S.A.S. y las obligaciones legales aplicables.

TG LOGÍSTICA S.A.S. verificará que los terceros que actúen como Encargados del Tratamiento cuenten con las condiciones y medidas necesarias para garantizar la seguridad y confidencialidad de los datos personales. El contrato de transmisión de datos personales hará parte de los documentos contractuales aplicables cuando la naturaleza del servicio implique el tratamiento de datos personales por parte de un tercero.

20. CONFIDENCIALIDAD

Los colaboradores, contratistas y terceros que tengan acceso a datos personales deberán mantener la confidencialidad de la información. No podrán:

• Compartir información con personas no autorizadas.
• Utilizar información para fines diferentes a los autorizados.
• Copiar información innecesariamente.
• Descargar información en medios no autorizados.
• Divulgar información personal.

Estas obligaciones permanecerán aun después de finalizada la relación laboral o contractual, cuando corresponda.

21. GESTIÓN DE INCIDENTES

Todo incidente relacionado con datos personales deberá ser reportado oportunamente a la persona o área responsable. Se podrán considerar incidentes:

• Pérdida de información.
• Robo de equipos.
• Acceso no autorizado.
• Envío de información al destinatario equivocado.
• Divulgación indebida.
• Ataques informáticos.
• Uso no autorizado de información.

TG LOGISTICA S.A.S. realizará las acciones necesarias para:

• Registrar el incidente.
• Analizarlo.
• Contener el riesgo.
• Proteger la información.
• Determinar las causas.
• Implementar acciones correctivas cuando corresponda.
• Realizar seguimiento.
• Efectuar los reportes a las autoridades cuando exista obligación legal.

En cumplimiento del literal n) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, TG LOGISTICA S.A.S. informará a la Superintendencia de Industria y Comercio las violaciones a los códigos de seguridad y la existencia de riesgos en la administración de la información de los titulares, dejando constancia del reporte y de las medidas adoptadas.

22. ENCARGADOS DE TERCEROS

Cuando terceros realicen tratamiento de datos personales por cuenta de TG LOGISTICA S.A.S., la organización procurará establecer las condiciones necesarias para garantizar:

• Confidencialidad.
• Seguridad.
• Tratamiento limitado a la finalidad autorizada.
• Restricción de acceso.
• Cumplimiento de la normatividad aplicable.

Cuando corresponda, los contratos incluirán cláusulas de protección de datos personales y confidencialidad.

23. REGISTRO NACIONAL DE BASES DE DATOS – RNBD

TG LOGISTICA S.A.S. realizará la verificación periódica de las obligaciones que le sean aplicables respecto del Registro Nacional de Bases de Datos – RNBD. Cuando la organización se encuentre obligada a registrar sus bases de datos, realizará y mantendrá actualizada la información correspondiente de acuerdo con los requisitos establecidos por la autoridad competente.

Las bases de datos administradas por TG LOGISTICA S.A.S. permanecerán vigentes durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades informadas y mientras subsistan las obligaciones legales, contables, fiscales, contractuales y de los sistemas de gestión que impongan su conservación, conforme al numeral 6 del artículo 2.2.2.25.3.1 del Decreto 1074 de 2015.

Cualquier cambio sustancial en la presente Política, referido a la finalidad del tratamiento, a la identificación del responsable o a los canales dispuestos para el ejercicio de los derechos, será comunicado a los titulares antes de implementar la nueva política, por los medios habituales de contacto, de acuerdo con el artículo 2.2.2.25.3.2 del Decreto 1074 de 2015.

La presente política de tratamiento de datos personales es aprobada, modificada y vigente desde el 4 de septiembre de 2026.

CONTROL DE CAMBIOS